Datenschutzerklärung
Stand: September 2026 · DSGVO-konform
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist: Mohamed Keba (Kametrix) Lipper Weg 195, 45772 Marl E-Mail: [email protected]
2. Welche Daten wir erheben
Beim Besuch unserer Website und bei Nutzung des Dienstes werden folgende Daten verarbeitet: • Server-Logfiles (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Seite, Browser-Typ) • Kontodaten bei Registrierung (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensdaten, Abrechnungsdaten) • Konfigurationsdaten Ihres KI-Assistenten (Öffnungszeiten, Leistungen, Wissensdokumente) • Anrufdaten Ihrer Anrufer: Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer, Gesprächsergebnis (z.B. gebuchter Termin) • Gesprächstranskripte — ausschließlich nach expliziter Einwilligung des Anrufers (siehe Abschnitt 9) • WhatsApp-Nachrichten, die über den Dienst gesendet oder empfangen werden Wir erheben nur Daten, die für den Betrieb des Dienstes notwendig sind. Audio-Aufzeichnungen von Telefonaten werden nicht gespeichert.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für: • Bereitstellung und Betrieb des Kametrix-Dienstes • Abrechnung und Kundenkommunikation • Sicherheit und Missbrauchsprävention • Verbesserung des Dienstes (anonymisiert und aggregiert)
4. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von: • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigte Interessen (Sicherheit, Betrieb) • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (Speicherung von Gesprächstranskripten und Anruferprofilen)
5. Cookies
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Sitzungsverwaltung (Login-Status). Es werden keine Tracking-Cookies, keine Werbe-Cookies und keine Drittanbieter-Cookies gesetzt. Für eine explizite Einwilligungsabfrage (Cookie-Banner) besteht daher keine Notwendigkeit.
6. Serverstandort & Drittländer
Alle gespeicherten Daten (Datenbank, Transkripte, Wissensdokumente, Termine) liegen auf Servern der IONOS SE in Deutschland. Für einzelne Verarbeitungsschritte in Echtzeit — insbesondere Spracherkennung, Sprachausgabe und KI-Sprachmodelle während eines Telefonats — setzen wir spezialisierte Dienstleister ein, von denen einige ihren Sitz in den USA haben. Diese Dienstleister erhalten Daten nur vorübergehend zur Verarbeitung und dürfen sie weder dauerhaft speichern noch zum Training von KI-Modellen verwenden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, des EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Eine vollständige Liste der eingesetzten Dienstleister finden Sie in Abschnitt 7.
7. Auftragsverarbeiter & Subunternehmer
Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO ein: • IONOS SE, Montabaur (Deutschland) — Hosting und Speicherung aller Daten • LiveKit, Inc., USA — Echtzeitübertragung der Sprachdaten (WebRTC und SIP) während Telefonaten; Verarbeitung in der EU-Region Deutschland; keine dauerhafte Speicherung • Deepgram Inc., USA — Spracherkennung (Sprache zu Text) in Echtzeit während Telefonaten; keine dauerhafte Speicherung • Cartesia AI Inc., USA — Sprachausgabe (Text zu Sprache) in Echtzeit; keine dauerhafte Speicherung • OpenRouter Inc., USA — Vermittlung von KI-Sprachmodell-Anfragen; konfiguriert auf Zero Data Retention, kein Modelltraining mit Ihren Daten • OpenAI (über Microsoft Azure) und Anthropic (über Amazon Web Services) — KI-Sprachmodelle zur Gesprächsführung; ausschließlich über Endpunkte ohne Datenspeicherung • Twilio Inc., USA — Telefonnummern, Telefonie und WhatsApp-Business-Anbindung • Meta Platforms Ireland Ltd., Irland — WhatsApp Business Platform (Zustellung von Nachrichten) • Stripe Payments Europe Ltd., Irland — Zahlungsabwicklung und Abrechnung • Google Ireland Ltd., Irland — Google Calendar API (nur bei aktivierter Kalenderanbindung, siehe Abschnitt 11) Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Für Anbieter außerhalb der EU/des EWR gelten die in Abschnitt 6 genannten Übermittlungsgarantien. Wir aktualisieren diese Liste, wenn sich die eingesetzten Dienstleister ändern.
8. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. • Kontodaten: bis zur Kündigung; anschließend Löschung innerhalb von 30 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht • Anruferprofile und Gesprächsgedächtnis: automatische Löschung nach 12 Monaten ohne erneuten Kontakt • Gesprächstranskripte: für die Dauer der Kundenbeziehung, jederzeit durch den Kunden löschbar • Abrechnungsdaten: 10 Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB • Server-Logfiles: 14 Tage
9. KI-Telefonassistent
Kametrix stellt Unternehmen einen KI-gestützten Telefonassistenten bereit. Für die Daten der Anrufer ist das jeweilige Unternehmen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; Kametrix handelt als Auftragsverarbeiter. So funktioniert die Verarbeitung während eines Anrufs: • Der Assistent gibt sich zu Beginn des Gesprächs als KI zu erkennen (Art. 50 KI-Verordnung). • Die Sprache des Anrufers wird in Echtzeit in Text umgewandelt und von einem KI-Sprachmodell beantwortet. Das Audiosignal wird dabei nicht aufgezeichnet oder gespeichert. • Bevor Gesprächsinhalte gespeichert werden, fragt der Assistent den Anrufer um Einwilligung. Lehnt der Anrufer ab, wird das Gespräch ohne Speicherung eines Transkripts fortgeführt. • Getrennt davon fragt der Assistent, ob sich das System Daten für zukünftige Anrufe merken darf. Ohne diese Einwilligung wird kein Anruferprofil angelegt. • Anrufer können ihre Daten jederzeit löschen lassen — auch direkt im Gespräch durch eine entsprechende Aufforderung an den Assistenten. Die Rechtsgrundlage für die Speicherung von Transkripten und Anruferprofilen ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); für die Durchführung des Anrufs selbst die Vertragsanbahnung bzw. das berechtigte Interesse des Unternehmens an der Erreichbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf: • Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO) • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) https://www.ldi.nrw.de
11. Google Calendar – Datenweitergabe
Kametrix nutzt die Google Calendar API, um Terminbuchungen in Ihren Google Kalender zu integrieren. Die dabei zugänglichen Google-Nutzerdaten (Kalendereinträge, Verfügbarkeiten) werden ausschließlich zur Bereitstellung der Buchungsfunktion verwendet. Wir verkaufen, vermieten oder übertragen Ihre Google-Nutzerdaten nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich an technische Dienstleister, die für den Betrieb der Plattform notwendig sind (z.B. Cloud-Hosting-Anbieter), und nur unter strikten Vertraulichkeitsverpflichtungen. Eine Nutzung für Werbezwecke findet nicht statt. Sie können den Zugriff von Kametrix auf Ihren Google Kalender jederzeit unter https://myaccount.google.com/permissions widerrufen.
12. Google Calendar – Datenschutzmaßnahmen
Zum Schutz Ihrer Google-Nutzerdaten setzen wir folgende Sicherheitsmaßnahmen ein: • TLS/HTTPS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen • Verschlüsselte Speicherung von OAuth-Tokens und Kalenderdaten • Strenge Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Systeme und Mitarbeiter können auf die Daten zugreifen • OAuth-Zugriffstoken werden sicher gespeichert und niemals an unbefugte Parteien weitergegeben • Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen unserer Systeme Wir fordern nur die minimal notwendigen Berechtigungen an, um die Buchungsfunktion bereitzustellen.
13. Kontakt Datenschutz
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an: E-Mail: [email protected]